Gegevenslevering bibliotheken in gecombineerde instellingen

Bibliotheken maken in toenemende mate deel uit van een gecombineerde instelling. Dit betekent dat zij niet alleen huisvesting (kunnen) delen met andere instellingen, maar dat zij daadwerkelijk deel uitmaken van één organisatie. Voor deze bibliotheken kan het lastig zijn om te voldoen aan hun wettelijke verplichting in het kader van de Wet stelsel openbare bibliotheken om gegevens aan te leveren, omdat zaken als bezoekers, activiteiten, personeel, en financiën moeten worden uitgesplitst voor specifiek de bibliotheekfunctie.

In opdracht van de Koninklijke Bibliotheek maakte Atlas Research door middel van focusgroepen met vertegenwoordigers van (bibliotheken in) gecombineerde instellingen en POI’s inzichtelijk wat de knelpunten zijn bij het invullen van de Wsob vragenlijsten. Gecombineerde instellingen herkennen zich onvoldoende in de Wsob vragenlijsten, en lopen tegen praktische zaken aan bij het maken van uitsplitsingen voor de bibliotheekfunctie.

Uit een serie interviews met onder andere het CBS, het ministerie van OCW, de VNG en VOB werd duidelijk wat de informatiebehoefte van verschillende stakeholders is. Het CBS en OCW hebben behoefte aan gegevens die specifiek betrekking hebben op de bibliotheekfunctie, en niet zozeer aan gegevens van de gehele gecombineerde instelling. VNG en VOB zien juist wel waarde in totaalcijfers.

De inzichten uit de interviews leidde tot een reeks aanbevelingen om het invullen van de Wsob vragenlijsten voor gecombineerde instellingen aan te passen, waaronder het bieden van de optie om in sommige gevallen naast een uitsplitsing ook totaalcijfers van de organisatie aan te geven. De voorgestelde aanpassingen in de vragenlijsten hebben de onderzoekers getoetst onder een aantal bibliotheken in gecombineerde instellingen.

Hoewel de informatie die we hebben opgehaald veel inzichten biedt, kunnen deze nog niet direct leiden tot eenduidige aanpassingen in de Wsob vragenlijsten. De voorgestelde aanpassingen zullen voor een deel van de (bibliotheken in) gecombineerde instellingen werkbaar en mogelijk een uitkomst zijn, maar voor een deel ook niet. Dat is terug te voeren op de enorme diversiteit aan gecombineerde instellingen en de mate van integratie van de verschillende functies in die instellingen.